Tổ chức hội nghị là phần không thể thiếu đối với các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng tự tổ chức 1 hội nghị thành công, hiệu quả, gây ấn tượng với người tham gia và truyền đạt được hết những nội dung cần thiết.
Chính vì vậy, ở bài viết này, hãy cùng Hoàng Long đi tìm hiểu rõ hơn về dịch vụ tổ chức hội nghị để bạn tìm được đơn vị tổ chức phù hợp nhất cho mình nhé!
Tổng quan cần nắm về dịch vụ tổ chức hội nghị
Một hội nghị thành công cần phải tạo được sự khác biệt, ấn tượng đối với khách hàng. Để làm được điều này, doanh nghiệp bạn cần hiểu rõ những vấn đề cơ bản nhất của 1 hội nghị, từ đó xác định được việc cần làm sao cho hợp lý.
Tổ chức hội nghị là gì?
Tổ chức hội nghị là hoạt động phổ biến tại cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, diễn ra như một cuộc họp nhằm trao đổi về phương án, chiến lược hoặc nhằm tổng kết những gì đã diễn ra trong thời gian nhất định, đánh giá mức độ phát triển, tăng trưởng một dự án hay tập thể.
Tại sao cần sử dụng đến dịch vụ tổ chức hội nghị?
Hội nghị là hoạt động có ý nghĩa quan trọng của mỗi tập thể nên việc tổ chức được 1 hội nghị hiệu quả, ấn tượng chắc chắn là điều cần thiết.
Việc đổi mới hình thức cũng như chỉn chu trong từng khâu chuẩn bị và quá trình diễn ra đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, kĩ năng mà không phải ai cũng làm được, trong khi các dịch vụ tổ chức hội nghị lại có đủ những yếu tố đó.
Hội nghị kết hợp nghỉ dưỡng – teambuilding đang là xu thế được nhiều người quan tâm lựa chọn hiện nay, trong đó quanh Hà Nội có Hoàng Long Resort là 1 điểm đến cực kì nổi bật.
>> Xem thêm:
5 gợi ý cho hội nghị công ty cuối năm độc đáo
Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Hà Nội
Có các hình thức tổ chức hội nghị nào?
Tùy vào mục đích tổ chức mà chúng ta có thể lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị phù hợp. Có những loại hình thức tổ chức hội nghị phổ biến bạn nên biết như sau:
Hội nghị tổng kết
Nội bộ công ty, doanh nghiệp cần báo cáo tiến độ công việc của cả 1 năm, đưa ra hoặc định chiến lược cho năm tới sẽ tổ chức hội nghị tổng kết. Bên cạnh đó, hội nghị còn thực hiện khen thưởng cá nhân, bộ phận phấn đấu đạt thành tích xuất sắc.
Đây là hội nghị được tổ chức với sự tham dự của nhân viên và lãnh đạo công ty. Hội nghị tổng kết là một loại hình được coi là thế mạnh trong dịch vụ tổ chức hội nghị của Hoàng Long Resort, với sự chất lượng, uy tín mang đến thành công vang dội.
Hội nghị xúc tiến thương mại
Hội nghị hợp tác xúc tiến thương mại được tổ chức bởi các doanh nghiệp nhằm quảng bá dự án, sản phẩm đến hợp tác, tập trung vào các mục của dự án đầu tư tiềm năng để phân tích các vấn đề, biện pháp nhằm thúc đẩy hoạt động đầu tư thương mại.
Hội nghị tri ân khách hàng
Hội nghị tri ân khách hàng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, được tổ chức hằng năm nhằm gửi đến khách hàng, đối tác những lời cảm ơn, tri ân vì đã đồng hành.
Trong hoạt động này, doanh nghiệp sẽ tiếp thu những ý kiến của khách hàng để ngày càng cải thiện, vững mạnh hơn.
Hội nghị khoa học
Hội nghị khoa học diễn ra nhằm thảo luận hoặc công bố về một nghiên cứu khoa học đã thành công, là nơi mà các chuyên gia sẽ thẩm định và đặt các câu hỏi cho dự án này để có những nhận định khách quan về kết quả nghiên cứu, đưa ra quyết định có khả quan hay không.
Riêng ở hội nghị này sẽ không thiên về quảng bá sản phẩm, hình ảnh của bất kì doanh nghiệp nào.
Hội nghị ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng
Hội nghị này được tổ chức nhằm mục đích công bố đến khách hàng, đối tác sản phẩm công ty sắp bày bán trên thị trường.
Trong đó, yếu tố truyền thông là rất cần thiết nhằm lan tỏa thương hiệu đến đông đảo công chúng. Đây cũng là bước đệm rất quan trọng để doanh nghiệp khẳng định thương hiệu trước khi đưa sản phẩm đến với khách hàng.
Hội nghị Workshop
Tại Workshop sẽ mời đến các diễn giả nổi tiếng trong lĩnh vực marketing, tài chính, ngân hàng,… để trao đổi với người tham gia những kiến thức hay. Đặc biệt người tham gia sẽ có khoảng thời gian để đặt ra những câu hỏi thắc mắc hoặc được thực hành trải nghiệm về lĩnh vực để được giải đáp.
Dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói tại Hoàng Long Resort
Hiện nay có nhiều nơi cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị trên thị trường. Đối với nơi chuyên tổ chức hội nghị, có thể kết hợp với nhiều hình thức: chơi team, nghỉ dưỡng,… gần Hà Nội thì nổi bật có Hoàng Long Resort luôn được khách hàng tin tưởng lựa chọn nhờ những đặc điểm nổi bật như sau:
Cung cấp không gian tổ chức hội nghị
Đến với Hoàng Long, bạn có thể lựa chọn dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị ngoài trời lên đến 1000 khách hoặc chọn các phòng hội trường trong nhà có sức chứa đến 500 khách.
Hoàng Long có tất cả 4 phòng hội trường sang trọng, lịch sự:
- Hội trường Vàng: Diện tích 600m2, có sức chứa từ 60-500 khách.
- Phòng họp Forest: Diện tích 120m2, có sức chứa từ 30-70 khách.
- Phòng Cung Đình: Diện tích 250m2, có sức chứa từ 60-100 khách.
- Phòng Lục Thủy: Diện tích 60m2, có sức chứa từ 20-60 khách.
Thiết kế sân khấu, in ấn backdrop, slogan, thông điệp
Sân khấu là khu vực trung tâm diễn ra toàn bộ hoạt động của hội nghị nên được Hoàng Long chú trọng đầu tư lắp đặt an toàn, chắc chắn. Ngoài ra Hoàng Long còn nhận in ấn backdrop theo chất liệu như yêu cầu của nơi sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị.
Cung cấp các trang thiết bị
Trọn gói dịch vụ tổ chức hội nghị tại Hoàng Long Resort sẽ được cung cấp các trang thiết bị bao gồm: âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, máy chiếu, hệ thống sân khấu,…
Tùy theo tính chất và quy mô, cũng như tùy theo phòng hội thảo được chọn mà hệ thống âm thanh ánh sáng cũng như số lượng thiết bị sẽ được tính toán. Tất cả âm thanh, ánh sáng tại đây đều là những thiết bị tân tiến, hiện đại nhất.
Khách hàng từng phản hồi rằng phòng họp của Hoàng Long quả thực mang đến trải nghiệm như trong 1 thiên đường sắc màu.
Dịch vụ hoa, trang trí
Nếu bạn quá ngán việc phải chuẩn bị từng thứ một cho chương trình của mình thì ở Hoàng Long có đủ cả. Chỉ trong gói tổ chức, kể cả hoa trang trí, nước suối, bút, giấy,… cũng được cung cấp đầy đủ.
Từ bục phát biểu, bàn lễ tân, hoa tặng, hoa đứng, bóng bay, pháo, thảm đỏ,… đến tháp champagne hay băng đăng thiên nga,… đều có đủ ở Hoàng Long Resort với mức chi phí hợp lí, tiết kiệm.
Dịch vụ tea break
Hoàng Long cũng cung cấp dịch vụ tiệc trà đi cùng với hội nghị, bao gồm 3 loại bánh ngọt, hoa quả, trà, lipton, coffee và nước ép hoa quả.
Ngoài ra, khi tổ chức hội nghị quý khách cũng có thể sử dụng kèm dịch vụ karaoke ngoài trời hoặc trong phòng tùy lựa chọn.
Bên cạnh Hội nghị, tại Hoàng Long cũng cung cấp hệ thống phòng nghỉ, dịch vụ vui chơi giải trí – teambuilding, dịch vụ ẩm thực với chuỗi nhà hàng, tham quan,… và hỗ trợ khách hàng với nhiều ưu đãi.
Nhân sự tại Hoàng Long luôn được chú trọng đào tạo bài bản về chuyên môn đều có thể giải đáp thắc mắc cũng như xử lý tình huống cho khách hàng yên tâm sử dụng dịch vụ. Kể cả khách hàng khó tính nhất cũng hài lòng với sự tận tâm, nhiệt tình và chu đáo của nhân viên.
Tổng kết
Hy vọng những thông tin Hoàng Long cung cấp bên trên đã đủ để các bạn hiểu cơ bản về hội nghị và tại sao cần thiết sử dụng đến dịch vụ tổ chức hội nghị. Mọi nhu cầu, thắc mắc xin liên hệ Hoàng Long Resort để được giải đáp.