Hội nghị công ty cuối năm là sự kiện thường niên rất quan trọng trong hoạt động của mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị. Đó cũng là hoạt động mang nhiều ý nghĩa, giúp nội bộ gắn kết hơn, nâng cao tinh thần anh em, định hướng rõ ràng hơn trong tương lai gần. 

Chính vì vậy mà hoạt động hội nghị công ty cuối năm rất cần được chú trọng và không thể không đổi mới, sáng tạo để trở nên ấn tượng, độc đáo hơn, mang lại hiệu quả tốt hơn. 

Hãy cùng Hoàng Long tìm hiểu 5 mẹo cần nắm được để tổ chức được một chương trình hấp dẫn, ý nghĩa nhất nhé!

Xây dựng chủ đề rõ ràng cho hội nghị công ty cuối năm 

Mỗi sự kiện đều phải hướng tới 1 mục đích cụ thể, 1 giá trị nhất định thì mới thuyết phục. Hội nghị tổng kết cuối năm của công ty cũng thế, cũng cần 1 chủ đề rõ ràng ngay từ khi khởi xướng chuẩn bị.

Từ xác định chủ đề, tên chương trình, chọn slogan đến việc truyền thông cho người tham gia, cách thức thể hiện qua đạo cụ, không gian tổ chức, trang trí, thiết kế,… đều cần đồng bộ để mang đến thực tế rõ nét nhất để người dễ dàng hình dung.

Chủ đề hội nghị công ty
Xác định chủ đề cụ thể cho hội nghị công ty

Việc hình thành chủ đề chương trình từ trước là điều bắt buộc để có được buổi hội nghị công ty cuối năm thành công, bởi chủ đề như là “linh hồn” của cả sự kiện, là định hướng để xây dựng kịch bản về sau. 

Đồng thời, cũng cần chuẩn bị concept cho hội nghị tổng kết để tạo được màu sắc riêng, thu hút và giúp khách mời nhớ về sự kiện nhiều hơn. Bạn có thể chọn một vài concept đơn giản, tinh tế hoặc thậm chí lãng mạn hay hài hước, đừng quá cứng nhắc nhé!

>> Xem thêm: Top 5 địa điểm tổ chức hội nghị tốt nhất Hà Nội

Phát triển kịch bản tập trung vào đối tượng tham gia hội nghị công ty cuối năm

Mức độ thành công của 1 sự kiện được đo bằng mức độ hưởng ứng của người tham gia. Đừng để kịch bản lệch lạc đối tượng của bạn khiến cho chương trình hội nghị hội thảo có những khoảng thời gian “chết” khiến mọi người im lặng trong nhiều phút.  

Xây dựng kịch bản hội nghị
Xây dựng kịch bản hướng đến đúng đối tượng tham gia hội nghị

Bạn cần tập trung vào việc phát triển nội dung bằng cách lấy khán giả làm trung tâm và tìm hiểu nhu cầu của họ qua những cuộc khảo sát nhỏ để thu thập thông tin, từ đó có thể đưa ra những hoạt động thích hợp trong kịch bản chạy chương trình. 

Ngoài ra, hãy tăng tương tác với khán giả để không khí tiệc thêm phần sôi động, ví dụ như việc xây dựng một vài khoảnh khắc nhìn về một năm đầy thú vị của công ty. Hay một số mini game nho nhỏ là lúc để khách mời thể hiện mình, để họ thấy vui vẻ, thoải mái hơn,… Phần tuyên dương những nhân viên có nhiều đóng góp cũng là phần không thể thiếu.

Việc hiểu đúng về đối tượng tham gia sự kiện sẽ giúp bạn sử dụng, chọn lọc từ ngữ phù hợp khi xây dựng kịch bản và tạo sự dễ dàng để người tham gia tiếp nhận thông tin. Ví dụ trong hội nghị công ty cuối năm, chúng ta có thể sử dụng ngôn ngữ thân mật hơn với anh em đồng nghiệp, trong khi cần sử dụng những từ ngữ trang trọng hơn với đối tác, nhà tài trợ,…

Thay đổi địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo cuối năm

Việc lựa chọn địa điểm quen thuộc sẽ giúp bạn bỏ qua được bước khảo sát, thuận tiện hơn trong việc setup, trang trí,… và đôi khi còn nhận được thêm nhiều ưu đãi. 

Địa điểm tổ chức hội nghị công ty cuối năm
Địa điểm tổ chức hội nghị công ty cuối năm

Tuy nhiên, để khiến cho chương trình trở nên vui vẻ, sáng tạo hơn thì việc thay đổi địa điểm tổ chức cũng là 1 cách đáng để làm. 

Thay vì chọn nhà hàng, bạn có thể tìm các resort ở xa hơn để mọi người có thế tiện vui chơi với nhau, lại vừa thay đổi không khí. Có rất nhiều địa điểm có đầy đủ các dịch vụ từ ăn uống, nghỉ ngơi, hoạt động ngoài trời đến tổ chức họp hội nghị công ty cuối năm.  

Bạn có thể tham khảo những yếu tố sau khi thực hiện khảo sát địa điểm để cân nhắc đưa ra quyết định chọn lựa: 

  • Diện tích địa điểm, diện tích sảnh tổ chức, không gian có sức chứa.
  • Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị mới, hoạt động trơn tru, có đầy đủ tiện nghi.
  • Hệ thống âm thanh, ánh sáng chất lượng.
  • Có cho thuê màn hình LED.
  • Dịch vụ trang trí, tổ chức hội nghị, team,…
  • Có chỗ đỗ xe rộng rãi cho cả xe máy và ô tô.
  • Lối đi rộng, hỗ trợ bố trí khu vực sân khấu an toàn.
  • Trang trí sảnh tiệc của hội nghị.
  • Các dịch vụ đi kèm tại nơi tổ chức hội nghị: ăn uống, phòng nghỉ, tham quan,…

Đặc biệt, bạn cũng cần tham khảo nhiều nguồn tin khác nhau như từ trên công cụ tìm kiếm, đánh giá trên mạng xã hội,… nhưng chắc chắn nhất vẫn là đến tận nơi để khảo sát trực tiếp về chất lượng và thông tin dịch vụ.

Chuẩn bị thực đơn cho buổi hội nghị công ty cuối năm

Đối với những chương trình diễn ra trong nhiều giờ liền, ban tổ chức cần chu đáo chuẩn bị thêm những bữa tiệc tea break hoặc finger food. Ở các sự kiện dài hơn, hoặc khi tổ chức hội nghị công ty cuối năm, đơn vị còn có nhu cầu không thể thiếu là mở tiệc thết đãi. 

Thực đơn hội nghị 
Thực đơn món ăn đậm chất núi rừng cho hội nghị

Bạn có thể chọn những nơi có sẵn menu theo phong cách châu Âu, châu Á hay tự order menu theo tài chính, ý muốn chung,… Thết đãi tiệc với các món ăn đậm hương vị đồng quê, hương vị núi rừng cũng là một lựa chọn không tồi khiến nhiều khách hàng thích thú. 

Thay đổi hình thức tổ chức hội nghị công ty cuối năm 

Thay vì tổ chức những buổi họp tổng kết cuối năm như những buổi họp báo cáo thường lệ, theo trình tự họp, báo cáo, phổ biến, ra về,… đầy căng thẳng, hãy đổi mới hình thức để anh em trở nên hứng thú hơn. 

Cuối năm cũng là khoảng thời gian để nghỉ ngơi, xả stress, là thời điểm thích hợp để tăng sự gắn kết giữa nội bộ, giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp. Hình thức hội nghị công ty cuối năm kết hợp với team building là 1 gợi ý tuyệt vời giúp tập thể gia tăng giá trị nhiều hơn bao giờ hết.

Hội nghị kết hợp team building
Hình thức hội nghị kết hợp chơi team building

Để mọi thứ trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn thì bạn có thể chọn những nơi có sẵn dịch vụ hội nghị, team building trọn gói, ví dụ như Hoàng Long Resort. Chỉ cách trung tâm Hà Nội khoảng 25km, bạn đã có thể trải nghiệm không gian xứ Đoài tuyệt vời như Đà Lạt thu nhỏ. 

Mọi dịch vụ đều được đầu tư hết mức để mang đến cho khách hàng trải nghiệm như trên thiên đường. Quanh năm, Hoàng Long luôn được nhiều doanh nghiệp ưu ái chọn làm nơi tổ chức chương trình: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, tiệc tất niên, team building,… nhờ sự tiện nghi đầy đủ từ: Hệ thống phòng nghỉ, dịch vụ bể bơi, tham quan, lửa trại,… cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn. 

Kết luận 

Mong rằng những chia sẻ phía trên của chúng tôi về 5 gợi ý tổ chức hội nghị công ty cuối năm hiệu quả nhất 2023 sẽ giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm hơn. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ, chúng tôi rất vui lòng được đóng góp 1 phần vào sự thành công của đơn vị bạn!