Không gian tổ chức là 1 trong những yếu tố quyết định sự thành công của 1 sự kiện. Đối với những nơi đã có kinh nghiệm hoặc chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện, hội nghị hội thảo thì việc lựa chọn nơi tổ chức luôn được ưu tiên.
Nếu bạn đang có ý định xây dựng kế hoạch cho 1 sự kiện và cần tìm địa điểm cho thuê phòng tổ chức sự kiện tốt, chất lượng ở Hà Nội thì hãy theo dõi những kinh nghiệm ở bài viết dưới đây.
Địa điểm cho thuê phòng tổ chức sự kiện thuận tiện cho di chuyển
Bất cứ vị khách mời nào khi đồng ý tham gia sự kiện cũng mong rằng địa điểm mình sẽ đến dễ dàng tìm và không mất nhiều thời gian để đi. Hãy khảo sát trước về quãng đường tới nơi tổ chức với các luồng di chuyển khác nhau.
Hoặc bạn có thể lựa chọn hình thức cho xe đưa đón với những sự kiện được tổ chức ngoài trung tâm thành phố, với địa điểm có bãi đỗ xe rộng rãi, thoải mái và đường đi dễ dàng cho xe khách, xe hợp đồng.
Không gian có sức chứa tương ứng với lượng khách tham gia
Khi tìm địa điểm tổ chức sự kiện, không gian sức chứa của hội trường cũng rất quan trọng. Ví dụ như với 1 sự kiện có quy mô lớn, người tham dự đông, bạn không thể nào chọn một nơi tổ chức diện tích nhỏ, chật hẹp và ngược lại.
Để khắc phục những hạn chế về không gian, bạn nên căn cứ số lượng người tham gia sự kiện, tốt nhất là đi khảo sát thực tế về phòng tổ chức sự kiện định thuê để có được cái nhìn tổng quan, tiện cho set up trang trí về sau.
Địa điểm cho thuê phòng tổ chức có nhiều tiện ích đa dạng đi kèm
Hiện nay có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện tiềm năng tạo nên sự cạnh tranh giữa các đơn vị đều rất lớn, kéo theo nhiều lợi ích hướng đến cho khách hàng lựa chọn.
Nếu đã xác định sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện hoàn toàn thì bạn nên chọn dịch vụ có đầy đủ từ phòng hội trường đến các dịch vụ theo nhu cầu như: Lưu trú, thể thao, giải trí, thư giãn, team building,… tránh việc khách hàng phải di chuyển đi lại giữa các địa điểm.
Đồng thời, quan trọng là nơi tổ chức sự kiện có đầy đủ tiện ích đi kèm như âm thanh, ánh sáng, internet, màn hình led,…. là ưu tiên hàng đầu cho ban tổ chức, thay cho việc thuê ngoài lẻ tẻ với mức chi phí đắt hơn nhiều.
Tối ưu chi phí hợp lý với dịch vụ được sử dụng
Chất lượng dịch vụ là điều đáng lưu tâm, tùy theo tiêu chí đánh giá ta có thể cân nhắc về các dịch vụ mà nơi cho thuê phòng tổ chức sự kiện cung cấp. Đó cũng là điều cần thiết để cân nhắc giảm hay bổ sung nhân sự hỗ trợ. Các tiêu chí đó có thể là:
- Thái độ nhân viên phục vụ: Lịch sự, nhiệt tình.
- Chất lượng đồ ăn, thức uống.
- Cơ sở vật chất tiện nghi: sử dụng tốt, không hỏng hóc.
- Mức độ đảm bảo các yêu cầu, cam kết giữa bên cho thuê phòng hội nghị – hội thảo và ban tổ chức.
- Mức độ xử lý sự cố phát sinh suốt sự kiện.
Chi phí đầu tư cho sự kiện cũng khiến bạn phải cân nhắc rất nhiều bởi số tiền bỏ ra cần phải được nhận lại dịch vụ tốt tương ứng. Hãy lập kế hoạch dự trù chi phí tất cả các hạng mục và tiến hành khảo giá hoặc tìm hiểu qua các trang hỗ trợ booking.
Địa điểm tổ chức sự kiện đảm bảo an toàn tối đa cho người tham gia
Sự kiện diễn ra thực tế thì lại càng có khả năng xảy ra nhiều những sự cố, rủi ro. Khi thuê phòng tổ chức, bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng hệ thống phòng cháy chữa cháy, các vật dụng, lối thoát hiểm,…
Hoàng Long Resort tự hào là nơi đáp ứng đầy đủ tất cả những tiêu chí trên để bạn an tâm sử dụng phòng tổ chức sự kiện. Chỉ cách trung tâm Hà Nội 25km, với tổng diện tích siêu rộng lên đến 10ha, Hoàng Long mang đến 1 không gian thiên nhiên đầy màu sắc cho quý khách. Hệ thống 4 loại phòng họp sức chứa từ 30-500 người luôn sẵn sàng phục vụ quý khách. Đi cùng với đó là vô vàn tiện ích: tham quan, giải trí tennis, bể bơi, karaoke, đạp xe,… kèm theo trọn gói dịch vụ lưu trú, team building đặc sắc. Mùa nào Hoàng Long cũng có ưu đãi để chào đón quý khách hàng!
>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Hà Nội
Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm thuê phòng tổ chức sự kiện mà Hoàng Long muốn cung cấp đến bạn, mong rằng sự kiện của bạn sẽ hiệu quả, thành công tốt đẹp! Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ thiên đường nghỉ dưỡng Hoàng Long Resort, chúng tôi sẽ phản hồi trong giây lát.