Hoạt động tổ chức hội nghị dành cho khách hàng hiện đang rất được chú trọng tại các doanh nghiệp bởi nó mang đến hiệu quả, tác động lớn đến khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm.
Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tổ chức hội nghị khách hàng sao cho đầy đủ quy trình, truyền đạt được hết thông điệp mình muốn.
Chính vì vậy, hãy cùng Hoàng Long tìm hiểu về hội nghị khách hàng và những kiến thức liên quan đến cách thức tổ chức hội nghị hội thảo trong bài viết dưới đây.
Hội nghị khách hàng là gì ?
Hội nghị khách hàng (Customer Conference) là hoạt động tổ chức sự kiện được diễn ra vào giữa năm hoặc gần cuối năm của một doanh nghiệp, đơn vị với hoạt động chính là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết, quảng bá sản phẩm cũng như thăm dò ý kiến khách hàng để cải thiện, phát triển hoạt động kinh doanh.
Nhờ có các hội nghị hội thảo với khách hàng mà doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng để tăng cường sức cạnh tranh.
Ý nghĩa của các hội nghị hội thảo với khách hàng
Mỗi hội nghị khách hàng diễn ra đều mang nhiều ý nghĩa:
- Ý nghĩa đối với doanh nghiệp:
Hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp gửi những lời tri ân sâu sắc đến khách hàng thân thiết, trân thành. Đây là 1 hành động có ý nghĩa giúp công ty giữ được sự kết nối với khách hàng và xây dựng được hình ảnh thương hiệu của mình.
Từ hội nghị được tổ chức, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ mở rộng khả năng tiếp cận và thiết lập được quan hệ thêm với nhiều khách hàng mới, là cơ sở để mở rộng quy mô sản xuất trong tương lai.
Ngoài ra, thông qua việc tổ chức hội nghị dành cho khách hàng, thương hiệu doanh nghiệp cũng sẽ được quảng bá tên tuổi trên mặt báo và các phương tiện truyền thông.
Đó đều là điều quan trọng góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo nên phong cách, nét riêng biệt của công ty nếu muốn tiến xa trong tương lai.
- Ý nghĩa đối với khách hàng:
Từ cách mà doanh nghiệp tổ chức hội nghị, khách hàng có thể nắm bắt cơ hội để hiểu thêm về quy trình doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm dịch vụ họ thường sử dụng.
Khách hàng sẽ gắn bó hơn với doanh nghiệp thông qua những món quà nho nhỏ, những lời tri ân tạo sự sự tin tưởng, làm bền chặt thêm cho mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Hướng dẫn cách tổ chức hội nghị khách hàng bài bản, chuyên nghiệp nhất 2023
Cần nắm được các bước cơ bản dưới đây nếu như bạn muốn tổ chức được 1 hội nghị cho khách hàng ấn tượng, thành công.
Xác định mục đích, mục tiêu của hội nghị
Việc chính cho mỗi hoạt động, không riêng gì tổ chức 1 sự kiện đó là cần xác định mục đích, từ đó mới có thể lên kế hoạch với nội dung và hình thức phù hợp nhất.
Thông thường, các hội nghị khách hàng sẽ hướng đến mục đích phổ biến là: Giới thiệu sản phẩm; tri ân khách hàng hay tổng kết cuối năm.
Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị
Việc lên ý tưởng và kịch bản cần được xây dựng phù hợp với mục đích cũng như có chủ đề cụ thể để hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ, mạch lạc nhất.
Thông thường, việc lên ý tưởng và kịch bản này sẽ được các doanh nghiệp giao cho các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Thông thường, 1 kịch bản chương trình cần chú ý đến nhiều vấn đề, trong đó có:
- Slide trình chiếu: Một kịch bản chương trình tốt cũng cần được trình bày nội dung khoa học, dễ hiểu trên các slide trình chiếu. Một slide thuyết trình không hay sẽ khiến khách buồn chán, không tập trung, làm cả sự kiện nhạt nhòa.
- Quà tặng khách hàng: Cũng cần chú trọng đến các món quà tặng cho khách hàng với tính ứng dụng cao và giá cả hợp lý: bộ ly tách, sổ, bút, mũ,… hoặc sản phẩm/ dịch vụ từ doanh nghiệp mà bất kỳ khách hàng nào hoặc người thân của họ đều sử dụng được. Quà tặng nên in thêm logo để quảng cáo thương hiệu, giúp khách hàng nhớ về doanh nghiệp lâu hơn.
- Mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng: Với không khí trang trọng của hội nghị thì cần phải có những lời phát biểu thu hút để khách hàng chú ý hơn đến nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền đạt.
- Nội dung chính của bài phát biểu:
- Bài phát biểu cần khái quát một cách đầy đủ những vấn đề hội nghị hướng đến: Tình hình hoạt động của công ty, phạm vi và mức độ phát triển hiện tại của doanh nghiệp; so với trước đây đã có sự tiến xa ra sao,… rồi trình bày đến các chính sách, các dự án mới đầy tiềm năng và mang tính đột phá của doanh nghiệp trong thời gian tới.
- Tiếp đến cần đi sâu giới thiệu về các thông tin liên quan đến sản phẩm; dịch vụ mà công ty đã, đang hoặc sẽ cung cấp và quan trọng là doanh nghiệp đã làm những gì để cải thiện các sản phẩm đó, với sự khác biệt như thế nào.
- Cũng cần điểm qua một số khó khăn mà hiện nay công ty vẫn còn gặp phải, đi kèm với đó là cam kết về uy tín và trách nhiệm nỗ lực khắc phục.
>> Xem thêm:
- Có nên thuê dịch vụ tổ chức hội thảo giá rẻ không?
- Dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, trọn gói Hà Nội
Lên danh sách khách mời sẽ tham gia
Người tổ chức sự kiện sẽ phải thống kê cụ thể khách hàng sẽ tham dự sự kiện của doanh nghiệp thành 1 danh sách khách mời cụ thể. Danh sách đầy đủ nhất được tạo dựng từ những thông tin cần thiết. Sau khi đã có danh sách khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thư.
Xác định thời gian – địa điểm tổ chức hội nghị
Thời gian tổ chức: Nên được chọn vào lúc mọi người thảnh thơi, rảnh rỗi hoặc được hẹn trước từ sớm để khách hàng sắp xếp công việc. Thường các doanh nghiệp hay tổ chức hội nghị khách hàng vào các ngày cuối tuần, trong khung giờ hợp lý nhất là 14h – 16h chiều.
Địa điểm tổ chức: Nên lựa chọn địa điểm dễ tìm, có giao thông thuận tiện hoặc cung cấp đủ xe đưa đón khách, tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị, resort,… Cũng cần chú ý địa điểm tổ chức phải có đủ không gian sức chứa cho số lượng người tham dự cũng như đầy đủ dịch vụ tiện ích.
Checklist cho hội nghị
Cuối cùng, cần lập ra một checklist tất cả các công việc chuẩn bị cho hội nghị để kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn thận nhất. Checklist với tất cả các đầu công việc sẽ giúp người tổ chức tiết kiệm thời gian theo dõi tiến độ, đảm bảo chất lượng.
Bên cạnh đó, trong lúc kiểm tra các công việc, hãy dự phòng cho những trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra và đưa ra những giải pháp xử lý kịp thời.
Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng
- Đặt phòng hội nghị: Hãy đặt phòng trước 1 khoảng thời gian để đảm bảo không xảy ra tình trạng hết phòng, nếu được nên đi xem tận nơi không gian phòng để tính toán, đo đạc.
- Tối ưu ngân sách: Hãy tính toán những chi phí cần bỏ ra để xác định được ngân sách phù hợp. Ngân sách được dự trù này sẽ giúp bạn có được kế hoạch kêu gọi tài trợ và phân bổ chi phí hợp lý nhất mà không phải mất quá nhiều chi phí khác. Nếu cảm thấy việc tự tìm hiểu không được tối ưu thì bạn nên thuê những nơi có dịch vụ tổ chức trọn gói hoặc các bên có đối tác trong mảng sự kiện để được hưởng giá ưu đãi hơn, đồng thời mọi khâu cũng được chỉn chu hơn.
- Nhân sự: Một hội nghị khách hàng không thể thiếu lễ tân, người dẫn chương trình hay điều phối viên, nêu không đủ nhân sự để phân bổ, có thể liên hệ bên dịch vụ tổ chức, đảm bảo nguồn nhân sự giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, hợp lý.
Nên tự tổ chức hay thuê dịch vụ tổ chức sự kiện? Thuê dịch vụ tổ chức hội nghị ở đâu?
Nhiều người tỏ ra e dè khi nghĩ đến việc thuê dịch vụ tổ chức sự kiện vì giá thành cao nhưng thực chất, giá thành chênh lệch tùy thuộc vào quy mô tổ chức và nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp cũng là cách tối ưu chi phí nếu bạn không chuyên về tổ chức sự kiện.
Đối với những sự kiện quy mô nhỏ, bạn có thể tự mình tổ chứ, nếu số lượng khách mời từ 100 trở nên, bạn nên thuê dịch vụ để được trải nghiệm hội nghị một cách trọn vẹn nhất, tập trung giao lưu, tìm hiểu về khách hàng và đối tác.
Hoàng Long Resort là 1 trong những lựa chọn hàng đầu của các đơn vị doanh nghiệp, bởi tổ chức hội nghị – hội thảo là 1 thế mạnh nơi đây. Ngoài sự kiện chương trình, bạn còn có thể kết hợp thêm hình thức nghỉ dưỡng, team building độc đáo, làm cho buổi họp của đơn vị thêm ý nghĩa, gắn kết.
Tổng kết
Tổ chức hội nghị khách hàng là một công việc cần thiết, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, mong rằng những chia sẻ trên đã giúp các bạn có thêm những thông tin hữu ích về cách tổ chức hội nghị khách hàng sao cho bài bản.
Nếu gặp bất cứ vấn đề gì khó khăn, cần đến sự trợ giúp hãy liên hệ trực tiếp với Hoàng Long để được giải đáp ngay tức khắc.